Interne communicatie tijdens overheidsprojecten
Interne communicatie is van essentieel belang voor een goed functionerende overheid. Vooral bij de introductie van nieuwe projecten en werkwijzen speelt interne communicatie een cruciale rol bij het effectief meenemen van medewerkers in nieuwe initiatieven. Maar hoe pak je dit aan?
De juiste communicatiestrategie
In een omvangrijke en complexe organisatie, zoals veel overheidsinstanties, is het essentieel om een heldere en consistente communicatiestrategie te ontwikkelen. Het doen van een grondige analyse, het opstellen van duidelijke strategieën en doelstellingen en het kiezen van passende communicatiekanalen zorgen voor een goed doordacht plan.
Het consistent communiceren van belangrijke boodschappen over de plannen richting medewerkers en het regelmatig geven van updates, zorgen ervoor dat informatie effectief wordt verspreid binnen de organisatie. Hierdoor blijven werknemers op de hoogte van veranderingen en begrijpen ze hoe deze hun werk beïnvloeden.
Creëer draagvlak
Naast het communiceren over en het op de hoogte houden van, is het creëren van draagvlak onder medewerkers van belang bij het succesvol uitvoeren van plannen. Werknemers moeten niet alleen beschikken over kennis, maar deze ook daadwerkelijk steunen. Het introduceren van een ‘praatplaat’ in het voortraject van een project kan hierbij helpen. Door middel van een praatplaat ga je het gesprek aan en leg je diverse scenario’s voor. Maak daarna pas het plan en de presentatie die daarbij hoort. Hierdoor betrek je medewerkers bij besluitvorming.
Zoek verbinding
Het bepalen van de juiste communicatiestrategie hoef je niet alleen van achter je bureau te ontwikkelen, maar juist ook onder en met de mensen. Door medewerkers niet alleen in het voortraject mee te nemen, maar ook tijdens het maken van communicatieplannen, creëer je verbinding en zullen zij sneller openstaan voor jouw ideeën. Loop eens rond over de werkvloer en ga het gesprek aan.
Het is dan ook belangrijk een open communicatiecultuur te bevorderen, waarbij medewerkers aangemoedigd worden om vragen te stellen, feedback te geven en hun zorgen te uiten. Feedbacksessies kunnen hierbij helpen. Werknemers zijn vanaf het begin betrokken en krijgen de mogelijkheid eigen ideeën in te brengen, wat intrinsieke motivatie opwekt en weerstand verminderd.
Een strategische aanpak van interne communicatie en het betrekken van medewerkers zorgt voor draagvlak en realisatie van nieuwe projecten en werkwijzen binnen de overheid. Dit vereist doordachte interne communicatie. Door te investeren in een consistente communicatiestrategie en door een open communicatiecultuur te bevorderen, worden medewerkers niet alleen geïnformeerd, maar ook actief betrokken bij plannen, wat hun steun vergroot.
Geschreven door: Chayenne Kerkvliet
Wil je meer weten over de inhoud van de MarCom-adviseur functie bij USG MarCom? Lees dan snel verder. Of kun jij tijdelijke ondersteuning jouw team gebruiken? Kom met ons in contact over een interim adviseur of plaats een vacature.
