De kracht van interne communicatiemiddelen: Wanneer en hoe zet je deze het beste in?

Voordat we dit kunnen doen, hebben we een poll gehouden onder communicatieprofessionals op LinkedIn. Met 64 stemmen hebben we inzicht gekregen in welke communicatiemiddelen zij zelf inzetten voor interne communicatie. In dit artikel bespreken we vijf belangrijke interne communicatiemiddelen en geven we tips! 

1. E-mail 

E-mail is eén van de oudste digitale communicatiemiddelen binnen organisaties. Je gebruikt het voor het verzenden van formele berichten, belangrijke aankondigingen en voor het verzenden van documenten. Het is vaak de backbone van dagelijkse interne communicatie en de klassieker onder interne communicatiemiddelen. 36% van de stemmers op de poll kiest dit communicatiemiddel, waarmee dit de grote winnaar is! 

Tip: Maak gebruik van A/B-testen voor interne campagnes. Net zoals in externe marketing, kan A/B-testen waardevol zijn bij interne e-mails. Test verschillende onderwerpregels, inhoudsstructuren of call-to-actions om te zien wat het beste werkt voor jouw organisatie. Het kan verrassende inzichten opleveren over hoe medewerkers informatie verwerken en reageren op e-mails. 

2. Chatdiensten (zoals Teams, Slack, enz.) 

Chatdiensten bieden real-time communicatie en samenwerking tussen teamleden en krijgt van onze communicatieprofessionals 30% van de stemmen. Je kunt chatdiensten gebruiken voor o.a. snelle updates, informele vragen en projectmanagement. Ze helpen om barrières voor communicatie te verlagen en maken de drempel voor samenwerking lager. 

Tip: Creëer ‘stilte zones’ en beperk meldingen. Chatdiensten kunnen gemakkelijk leiden tot een overvloed van meldingen. Introduceer ‘stilte zones’ waarin het gebruik van chatdiensten wordt ontmoedigd of meldingen worden uitgeschakeld, bijvoorbeeld tijdens de lunch of na werktijd. 

3. Interne Nieuwsbrieven 

Interne nieuwsbrieven zijn bedoeld om medewerkers op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws, successen van teams, aankomende evenementen en belangrijke updates. Het is een manier om een gevoel van gemeenschap te creëren en de cultuur van de organisatie te versterken. In onze poll komt hij uit op nummer 3, met 20% van de stemmen. 

Tip: Voeg een persoonlijke touch toe door medewerkers uit te lichten. Maak de nieuwsbrief interactiever en persoonlijker door een sectie toe te voegen waarin medewerkers of teams worden uitgelicht. Dit kan een kort interview zijn, een profiel of zelfs een "dag in het leven van" segment. Het geeft een menselijk gezicht aan de organisatie en bevordert onderlinge betrokkenheid. 

4. Face-to-Face Meetings 

Ondanks de covid-periode en de digitale transformatie blijven face-to-face meetings cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen, het bespreken van complexe onderwerpen en het snel oplossen van problemen. Het is ook een belangrijk middel voor teambuilding en het creëren van een open dialoog. Dit communicatiemiddel kreeg 14% van de stemmen. 

Tip: Introduceer een échte agenda. Geef elke deelnemer voorafgaand aan de meeting een fysieke agenda (bijvoorbeeld een kaart of boekje) waarin ze hun gedachten kunnen noteren. Dit kan helpen om focus te houden, betrokkenheid te verhogen en creatief denken te stimuleren, omdat het brein anders werkt wanneer je schrijft in plaats van typt.  

5. Intranet

Het intranet is een centrale plek voor het delen van bedrijfsinformatie, documenten, beleid en procedures. Het is ook een platform voor sociale interactie en samenwerking, waar medewerkers toegang hebben tot tools, nieuws en interne gemeenschappen. Dit communicatiemiddel was geen optie in onze poll, maar werd wel benoemd door een aantal communicatieprofessionals. Hiervoor geven we ook een tip! 

Tip: Gamificeer je Intranet. Stimuleer het gebruik van het intranet door spelelementen toe te voegen en medewerkers te belonen voor hun interacties. Dit kan bijvoorbeeld door het toekennen van punten voor het lezen van nieuwe updates, het bijdragen aan discussies of het afronden van trainingen. Deze punten kunnen vervolgens worden ingewisseld voor verschillende beloningen, zoals: Digitale badges of certificaten die zichtbaar zijn op het intranetprofiel, cadeaubonnen, of teamuitjes. 

Conclusie 

Elk intern communicatiemiddel heeft zijn unieke sterktes en toepassingen. Voor marketing- en communicatieadviseurs is het de uitdaging om deze middelen niet alleen effectief, maar ook creatief en strategisch in te zetten. Door verder te kijken dan het voor de hand liggende en te experimenteren met nieuwe benaderingen, kun je de interne communicatie naar een hoger niveau tillen en de betrokkenheid van medewerkers versterken! 

Wij bij USG MarCom vinden het belangrijk om ontwikkelingen bij te houden en kennis met elkaar te delen. Wil jij ook aan de slag als MarCom adviseur? Sluit je aan bij USG MarCom en maak deel uit van een team gepassioneerde vakgenoten en ontdek wat bij jou past! Neem gerust contact op met een van onze recruiters of kijk op de website voor meer info.