Is er een succesformule voor diversiteit en inclusie binnen interne communicatie?

Als interim communicatieprofessionals zijn we op onderzoek uitgegaan en hebben verschillende organisaties gesproken over hun aanpak. Is er inmiddels een succesformule om termen als diversiteit en inclusie toe te passen binnen de interne communicatie? Niet elk bedrijf durft hier zomaar mee aan de slag te gaan. 'De zogenaamde fear of getting it wrong kan verlammend werken voor bedrijven die actie willen ondernemen.’ 

In dit artikel noemen we voorbeelden uit de praktijk. Spoiler: nee, er is nog geen succesformule, maar de eerste stappen worden gezet. Diversiteit en inclusie is een proces en daarom delen we graag stappen en tips om deze termen zo goed mogelijk aan te brengen in je interne communicatie. 

Onderzoek doen

Hoewel diversiteit en inclusie vaak al geruime tijd op de agenda staan bij verschillende organisaties, zijn de eerste stappen vaak recent gezet. Zo geven verschillende organisaties aan actief te zijn gestart met een 0-meting rond 2020/2021. 

Intern onderzoek of een 0-meting, zoals een ‘medewerkersscan’ en een ‘beleidsscan’, kan een organisatie wakker schudden en bewustzijn creëren van het klimaat in een organisatie. Hoe veilig en vrij voelen medewerkers zich eigenlijk op de werkvloer? En hebben ze het idee dat ze worden gerespecteerd vanwege persoonlijke normen en waarden? Identificeren werknemers binnen onze organisatie zich eigenlijk wel met de boodschap die we uitdragen?

Zo heeft een Medewerkersonderzoek Inclusie in 2021, maar ook onderzoek naar communicatiemiddelen bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ervoor gezorgd dat verschillende projectgroepen aan de slag zijn gegaan met het aanbrengen van diversiteit en inclusie in hun communicatie, intern en extern. Bijvoorbeeld door de beeldbank stevig onder de loep te nemen en aan te passen. Of door te werken aan een inclusiekalender met culturele feestdagen en betekenisvolle dagen. 

Maak het onderwerp bespreekbaar

Op basis van de uitkomsten uit het onderzoek kan je het gesprek over diversiteit en inclusie verder vormgeven. Plan samen met HR een bijeenkomst in een veilige omgeving waar iedereen welkom is om aan te sluiten en bespreek de uitkomsten. Zorg voor een open plek waar mensen laagdrempelig aan kunnen sluiten, verhalen kunnen delen en ideeën op kunnen doen. Dit kan een open meeting zijn, of een open online map waar voorbeelden of initiatieven vrij gedeeld kunnen worden. Waarom is het onderwerp belangrijk voor jezelf en de organisatie? Wat gaat er goed en waar is er meer aandacht nodig?

Elke medewerker heeft een eigen beeld van diversiteit en inclusie en het is aan de organisatie om dit samen te brengen tot een gedegen startpunt. In het gesprek focus je op gezamenlijke bewustwording, communicatie en eigen verantwoordelijkheid. Blijf deze gesprekken faciliteren en houd je collega's op de hoogte van de vooruitgang. Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of het intranet. Het belangrijkste is dat iedereen zich betrokken en op de hoogte gehouden voelt.

Als laatste is het belangrijk dat je altijd ruimte laat voor discussie en vragen. Je kan als bedrijf niet inclusief communiceren als er achter de schermen geen ruimte is voor werknemers om in alle eerlijkheid hun mening te delen. Inclusie is voor velen een nieuwe uitdaging. Geef dus de ruimte om (desnoods anoniem) vragen te stellen. Veiligheid is belangrijk, omdat niet iedereen binnen een bedrijf kritisch durft te zijn.

Een mooi voorbeeld is het uitvoeringsplan Inclusie en Diversiteit 2021 van de gemeente Amsterdam. Hoe maken zij diversiteit en inclusie bespreekbaar met communicatie? Met stellingen en dialoogsessies zoeken ze de dialoog op en doorbreken ze de stilte over complexe onderwerpen als inclusie, diversiteit, discriminatie en institutioneel racisme. Ze proberen mensen die tot nu toe zich afzijdig hielden een (veilig) podium te geven.

Verantwoordelijkheid en expertise

Vervolgens ga je aan de slag. Het vormgeven van je plan en de uitvoering daarvan kost veel tijd, energie en samenwerking. Maar vooral kennis en expertise. Stel een divers team samen om verschillende perspectieven binnen de organisatie te belichten. Mocht het in het begin niet lukken om intern een team met diverse achtergronden samen te stellen, haal deze perspectieven dan tijdelijk binnen via een externe partij. Het is wel belangrijk zo snel als mogelijk een intern divers team vast te stellen. Diversiteit en inclusie is namelijk geen tijdelijk project. Het is een kwestie van een lange adem, waarin je continu scherp moet blijven op de sensitieve ontwikkelingen die er spelen.

De kennis en verantwoordelijkheid ligt dan ook niet bij één persoon, maar je hebt wel altijd een aanjager nodig die de verschillende projecten op de rit houdt en bewustwording realiseert. Zo zie je in grote organisaties dat er al meerdere initiatieven lopen, maar er geen centraal team is om op terug te vallen of advies te vragen. Proactief intern communiceren over het team en diversiteit en inclusie en is namelijk net zo belangrijk als actie ondernemen.

Maar hoe creëer je draagvlak als communicatieadviseur?

Input van alle lagen van de organisatie is belangrijk, want inclusieve communicatie is tweerichtingsverkeer. De top moet de boodschap kunnen ondersteunen, maar kan niet ontstaan zonder draagvlak bij de medewerkers. Inclusief communiceren op een authentieke manier is een proces waarbij verschillende stappen gezet kunnen worden om ervoor te zorgen dat het verhaal klopt: zorg ervoor dat inclusie een bedrijfswaarde wordt, zet deze waarde om in concrete acties en beschouw je team als uithangbord voor inclusie. Iedereen binnen de organisatie moet de waarde respecteren. 

Communicatie en beleid

Het gaat verder dan alleen bespreekbaar maken, het gaat ook om wat je doet. Met je beleid zeg je veel over diversiteit en inclusie. Kijk eens naar de mogelijkheden rondom vrije dagen, verlofperiodes en andere beleidsvraagstukken. Vrije dagen bijvoorbeeld, voor wie is welke dag belangrijk? Iedereen zou dat zelf kunnen invullen. En verlofperiodes? Vaak is een beleid gevormd rondom heterostellen. Maar wat als een homostel een kind krijgt, krijgen dan beide vaders vrij? Reflecteer dus samen met HR op welke stappen de organisatie nog kan nemen in een divers en inclusief beleid.

In dit proces is het belangrijk om in contact te blijven met anderen en alert te blijven op fouten. Fouten maken is zelfs belangrijk, zolang je ervan leert! Door alert te blijven en te leren van gemaakte fouten, leren we hoe we divers en inclusief communiceren. Evalueer, praat met collega’s over diversiteit en inclusie en waar nodig pas je bepaalde gedragingen aan. Uiteindelijk heeft iedereen een ander referentiekader en door in contact te blijven met de omgeving wordt dit verbreed.

De tips op een rij:

1. Signaleer problemen en creëer bewustwording door onderzoek of een 0-meting
2. Maak diversiteit en inclusie bespreekbaar en blijf die gesprekken voeren
3. Haal kennis en expertise in huis; stel een zo divers mogelijk team samen en zorg voor een aanjager die initiatieven op de rit houdt
4. Creëer draagvlak door het vormen van een authentiek verhaal
5. Zet gesprekken om in acties, hoe divers en inclusief is het beleid en welke stappen kun je zetten?