Hoe schrijf je een crisiscommunicatieplan?

Wat is een crisiscommunicatieplan?

Een crisiscommunicatieplan is een het plan dat beschrijft hoe een organisatie zal communiceren tijdens een crisis. Het zorgt ervoor dat de alle vormen van communicatie duidelijk is zijn, alle rollen en taken duidelijk verdeeld zijn en het imago, de legitimiteit en de vertrouwensrelaties met belanghebbenden wordt beschermt. Het helpt ook om voorbereid te zijn op een crisis en snel te kunnen reageren. Het hebben van zo een plan helpt om tijdens crisis snel en accuraat te kunnen reageren. 

Wanneer is er sprake van een crisis en is een crisiscommunicatieplan nodig?

Een crisiscommunicatieplan is nodig in verschillende situaties, waaronder:

• Ongevallen, zoals een fabrieksongeval, een explosie of een treinongeluk;
• Gezondheidscrises, zoals een pandemie of voedselveiligheidsproblemen;
• Maatschappelijke onrust, zoals protesten of rellen;
• Cyberaanvallen;
• Natuurrampen, zoals overstromingen, aardbevingen of bosbranden.

Stappen voor het opstellen van een crisiscommunicatieplan

Stap 1 Begin vandaag nog aan het plan en laat het goedkeuren

In een crisissituatie wil je snel en effectief communiceren. Dat gaat niet wanneer de crisis uitbreekt en je nog allerlei zaken moet laten goedkeuren of bedenken. Het kan zijn dat het bestuur de hoofdboodschap wil goedkeuren, terwijl juridische teams de inhoud willen controleren om mogelijke problemen te voorkomen. Maak daarom tijdig duidelijke afspraken hierover.

Stap 2 Bepaal hoe het crisisteam eruit ziet

De samenstelling van het crisisteam hangt af van het type crisis. Bijvoorbeeld, als de systemen uitvallen, is de IT-afdeling nodig. In het geval van een bedrijfsongeval zal HR betrokken moeten worden. Bepaal dus per scenario hoe het team eruit ziet en wat de taakverdeling is. Zorg ervoor dat iedereen hiervan op de hoogte is. 

Stap 3 Bedenk wie de woordvoerder wordt

Het hoeft niet per se de CEO of directeur te zijn die met de pers communiceert. Selecteer iemand die bekwaam is in mediavertegenwoordiging en in staat is om de boodschap effectief over te brengen. Er zijn veel communicatieprofessionals gespecialiseerd in woordvoering. 

Stap 4 Identificeer de stakeholders

Breng per crisissituatie in kaart wie er wordt geraakt en wat hun belangen zijn. Bedenk ook wie er het hardst wordt getroffen en wie je dus als eerste benadert. 

Belangrijk; begin met interne communicatie voordat je extern communiceert. Het is essentieel om medewerkers te betrekken en op de hoogte te houden. Je hebt hen tenslotte het meest nodig om de crisis tot een goed eind te brengen.

Stap 5 Bedenk je kernboodschap

Bepaal voor elk crisisscenario de kernboodschap. Dit vormt de basis voor alle communicatie. Om de boodschap krachtig over te brengen, is het handig om een lijst met veelgestelde vragen en antwoorden op te stellen, een Q&A per scenario. Verspreid dit naar alle medewerkers en plaats het online op een toegankelijke locatie. 

Stap 6 Kies het communicatiemiddel

Welke middelen zijn beschikbaar binnen de organisatie? Denk aan brieven, mails, persconferenties, social media, townhall meetings… Wat werkt voor jouw doelgroep? Wat kun je al voorbereiden? Wie heb je nodig om je bericht via een bepaald kanaal te verspreiden? Dit zijn allemaal zaken die je vastlegt in je crisiscommunicatieplan.

Conclusie

Een effectief crisiscommunicatieplan is cruciaal voor elke organisatie om goed voorbereid te zijn op crisissituaties. Met een goed doordacht crisiscommunicatieplan kan een organisatie niet alleen haar veerkracht tonen, maar ook de impact van een crisis minimaliseren.

Wil je meer weten over de inhoud van de MarCom-adviseur functie bij USG MarCom? Lees dan snel verder. Of kun jij tijdelijke ondersteuning jouw team gebruiken? Kom met ons in contact over een interim adviseur of plaats een vacature.