Je coördineert zelfstandig de organisatie en uitvoering van de Open AZC Dagen 2026, met als eindresultaat dat het evenement op 26 september 2026 succesvol wordt uitgevoerd en het draagvlak voor de opvang van asielzoekers wordt vergroot. Dit gebeurt in samenwerking met interne stakeholders en externe partners zoals Vluchtelingenwerk Nederland (VWN), de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V).
Werkzaamheden met doelstellingen en resultaten:
1. Zelfstandig organiseren en uitvoeren van de Open AZC Dagen 2026
Doelstelling:
Het organiseren en uitvoeren van de Open AZC Dagen 2026 op een zelfstandige en gestructureerde wijze volgens het COA communicatiebeleid, waarbij het gehele proces van voorbereiding tot uitvoering binnen de gestelde tijd en budget wordt afgerond.
Resultaat:
De Open AZC Dagen 2026 worden volgens het afgesproken plan uitgevoerd, zonder noemenswaardige verstoringen, en het evenement voldoet aan de kwaliteitseisen en doelstellingen van het COA.
2. Vanuit het landelijke projectteam op centraal niveau contacten onderhouden met interne stakeholders en de samenwerkingspartners VWN, IND en DT&V
Doelstelling:
Actief en zelfstandig het contact onderhouden met de genoemde stakeholders en partners om ervoor te zorgen dat alle benodigde afstemming en samenwerking plaatsvindt voor een vlekkeloze uitvoering van de Open AZC Dagen.
Resultaat:
Alle interne stakeholders en samenwerkingspartners zijn op de hoogte van de planning en hun betrokkenheid bij het evenement, en er wordt effectief samengewerkt om het gezamenlijke doel te bereiken. De communicatie met deze partijen verloopt soepel, wat leidt tot wederzijds begrip en samenwerking.
3. Zelfstandig communicatieplannen opzetten en uitvoeren
Doelstelling:
Het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen die zowel de interne als externe communicatie rondom de Open AZC Dagen 2026 omvatten, met als doel de boodschap effectief over te brengen naar de doelgroepen.
Resultaat:
Er zijn goedgekeurde communicatieplannen ontwikkeld en uitgevoerd, die bijdragen aan het vergroten van de zichtbaarheid van de Open AZC Dagen en het bevorderen van een positief imago van het COA en de opvang van asielzoekers.
4. Coördineren van de interne en externe communicatie en zorgdragen voor verbinding met de COA-brede communicatie en met die van andere projecten en locaties
Doelstelling:
Het coördineren van alle communicatie-uitingen zowel intern als extern, en het zorgen voor een consistente boodschap die aansluit bij de bredere communicatie van het COA en andere gerelateerde projecten.
Resultaat:
Er is een gestroomlijnde en consistente communicatie die goed aansluit bij de bredere COA-strategie. Alle relevante interne en externe stakeholders zijn tijdig geïnformeerd, wat bijdraagt aan een effectieve uitvoering van de Open AZC Dagen.
5. Toezien op de uitvoering van de communicatieaanpak
Doelstelling:
Het monitoren en waar nodig bijsturen van de uitvoering van de communicatieaanpak, zodat deze effectief bijdraagt aan het behalen van de communicatiedoelen van de Open AZC Dagen 2026.
Resultaat:
De communicatieaanpak wordt nauwlettend opgevolgd, met tijdige bijsturing waar nodig, en draagt bij aan het behalen van de doelstellingen rondom zichtbaarheid en draagvlak voor het evenement.
6. Bewaken van de uniformiteit en kwaliteit van de uitvoering van de interne en externe communicatie
Doelstelling:
Het waarborgen van de uniformiteit en de hoge kwaliteit van alle communicatie-uitingen, zowel intern als extern, gedurende het gehele traject van de Open AZC Dagen 2026.
Resultaat:
De communicatie-uitingen zijn consistent, professioneel en voldoen aan de kwaliteitseisen, wat bijdraagt aan een positieve publieke perceptie van de Open AZC Dagen en het COA.
7. Signaleren van eventuele kansen en knelpunten, en daarop anticiperen en oplossen
Doelstelling:
Proactief kansen en knelpunten signaleren die zich tijdens de voorbereiding en uitvoering van de Open AZC Dagen voordoen, en tijdig actie ondernemen om problemen te verhelpen of kansen te benutten.
Resultaat:
Knelpunten worden snel opgelost en kansen worden optimaal benut, zodat het proces niet wordt belemmerd en het evenement succesvol wordt uitgevoerd.
Randvoorwaarden:
- De opdrachtnemer werkt zelfstandig en bepaalt zelf de aanpak en uitvoering van de opdracht.
- Er is geen sprake van hiërarchische aansturing of rapportage binnen de organisatie.
- De resultaten worden periodiek geëvalueerd op basis van vooraf afgesproken deliverables.
- De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het behalen van de overeengekomen doelstellingen binnen de looptijd van de opdracht.
