Onze opdrachtgever staat aan het begin van de implementatie van een nieuwe kernsysteem Salesforce (hernoemd naar Kompas). De overstap van het oude dienstverlengingssysteem naar het nieuwe is een ingrijpende verandering voor collega's. Dit moment is direct aangegrepen om de processen te verbeteren, zodat zowel de behoefte van de klant, de collega en de mogelijkheden van systemen beter op elkaar zijn afgestemd. Het uiteindelijke streven is dat klanten nóg tevredener worden dan dat ze nu zijn.
De verwachting is dat het prooject vanaf september een implementatiefase ingaant en dat de overstap naar het nieuwe systeem in januari in één keer wordt gerealiseerd.
Dat betekent dat voor die tijd alle processen voor een MVP (waar kan beter) gereed moeten zijn en collega's en leveranciers getraind zijn om te kunnen werken in het nieuwe systeem. Ook de collega's die minder of niet in de dagelijks praktijk bij het systeem betrokken zijn moeten aangehaakt blijven. Hetzelfde geldt voor externe stakeholders, zoals klanten en leveranciers.
Er is de laatste maande gewerkt aan een communicatiestrategie en -aanpak, waar in augustus de puntjes op de i worden gezet. Jij neemt het vanaf hier over. Het is een stevige opgave en een van de meest impactvolle en belangrijkste voor de komende jaren.
Wat ga je doen?
Opdracht voor de adviseur interne- en verandercommunicatie is begeleiden van de implementatie, overstap en nazorgfase van dit programma
- Regisseren van de communicatie-aanpak: je zorgt dat de middelen en momenten die nodig zijn worden georganiseerd en gecreëerd. Daarin delegeer je naar de junior communicatieprofessional of leveranciers. Waar nodig spring je zelf bij. Uiteindelijk check jij de middelen voordat het de organisatie in gaat of je afstemt met opdrachtgever. Jij brengt onze verandercommunicatie in de praktijk. Je hebt ervaring met digitale transformaties of grotere organisatiebrede impactvolle ICT-transformaties.
- Prioriteren: jij overziet de lange termijnplanning en doelen, maar bewaakt de koers in het hier en nu. Je prioriteert voor het communicatieteam vanuit moeten, zouden en kunnen.
- Waar nodig verhelderen van boodschappen voor de beoogde doelgroep(en).
- Monitoren wat de impact is van de inzet van de communicatie-aanpak & bijsturen: je meet of de aanpak doet het wat het moet doen, waarop moet bijgestuurd worden en hoe (versnelling, vertraging, minimalisering, etc.). Daarin is het nodig dat je regelmatig op locatie bent en je beweegt door de organisatie en spreekt met diverse collega's van allerlei teams en diverse functies die te maken hebben met deze verandering. Je toetst op de gekozen strategie nog steeds de beste keuze is, waar nodig onderbouw je een wijziging of een diversificatie.
- Ongevraagd adviseren van interne opdrachtgever en diverse stakeholders: je beweegt in een veld van diverse stakeholders en gaat om met meerdere belangen in dit programma. Humor en relativeringsvermogen komen soms goed van pas.
Deze interim opdracht is exclusief in portefeuille bij USG MarCom
