Er is meer dan een bewonersavond: 4 methodes voor echte participatie

Het is dinsdagavond, 19.30 uur. De projectgroep organiseert een bewonersavond voor de ontwikkeling van een nieuw stadspark. We zitten in het buurthuis van de gemeente. Vanavond worden de plannen getoond, via een PowerPoint-presentatie. De ontwerptekening ligt uitgeprint op tafel. De ontwikkelaar, de architect en projectleiders van de gemeente zijn aanwezig. Verder is er een handjevol bewoners bij. De presentatie start.

De laatste slide verschijnt, waarop in grote letters staat: ‘Heeft u nog vragen of feedback?’ De bewoners vragen zich eigenlijk vooral af of er nog ruimte is voor hun inbreng. Staat het ontwerp niet al helemaal vast? De bewoners voelen zich niet gehoord en gaan met een teleurgesteld gevoel naar huis. Met mogelijke weerstand voor het project tot gevolg.

Wat gaat hier in grote lijnen mis?

1. Bewoners worden pas betrokken op het moment dat het ontwerp er al ligt.
2. De bewonersavond wordt gekozen als eerste contactmoment om de plannen te presenteren.
3. Op de bewonersavond zijn maar een paar bewoners aanwezig. De projectgroep heeft zich niet verdiept in de bewoners en weet niet hoe zij betrokken willen worden.
4. De projectgroep vertelt niet duidelijk of bewoners nog mee kunnen denken, en waarover zij mee kunnen denken. 

Zonde, want vaak hebben de projectgroep en de bewoners hetzelfde doel: het maken van een fijnere leefomgeving. In dit artikel duiken we in out-of-the-box-methodes van bewonersparticipatie die helpen om een participatieplan te maken die aansluit bij verschillende bewoners en ervoor zorgt dat het een gezamenlijk project wordt.

Leefstijlprofielen en burgerschapstijlen als vertrekpunt

Voordat je aan de slag kunt met het participatie- en communicatieplan, moet je weten met wat voor bewoners je te maken hebt. Daar kunnen leefstijlprofielen en burgerschapsstijlen goed bij helpen. Ze omschrijven hoe mensen in het leven staan en wat ze belangrijk en waardevol vinden. Denk hierbij aan kenmerken zoals werk, geld, voorkeur voor woonomgeving, maatschappelijke betrokkenheid, type participatievormen, hobby's en mediagebruik.  

Aan het vaststellen van deze profielen en stijlen is veel onderzoek voorafgegaan. Bakken met data zijn verzameld en geanalyseerd. Combineer het met data waarover de gemeente zelf beschikt, zoals de leeftijd, etniciteit, samenstelling van de huishoudens en inkomen, en je hebt een stevige basis voor je participatie-aanpak. 

Heb je goed voor ogen met welke bewoners je te maken hebt, dan kun je daarop een gerichte participatie- en communicatiestrategie maken. Je weet hoe je kunt aansluiten bij hun waarden, behoeften en belangen.

Basis voor  participatie 

Laten we het eerdere voorbeeld nemen van de ontwikkeling van een stadspark. Stel, je weet door middel van de leefstijlprofielen dat het grootste deel van de omwonenden extravert is en zichzelf proactief opstelt. Dan past een participatiemethode waarbij er ruimte is om mee te denken het beste. Een bewonersavond waar vooral wordt geïnformeerd, valt waarschijnlijk in minder goede aarde.

Misschien is een kleiner deel van de omwonenden juist introvert en op zoek naar veiligheid. Bij hen past  een persoonlijke benadering, dicht bij de eigen belevingswereld en het liefst zo concreet en helder mogelijk. 

Heb je goed voor ogen met welke bewoners je te maken hebt, dan kun je daarop een gerichte participatie- en communicatiestrategie maken. Je weet hoe je kunt aansluiten bij hun waarden, behoeften en belangen. Ook hoe je ze het beste kunt bereiken, op welke manier, via welke kanalen, en wat de meest passende tone-of-voice en middelen zijn. 

Wil je meer lezen over de verschillende leefstijlprofielen? Kijk op BSR, Motivaction, Whize, DISC. 

4 out-of-the-box-methodes van participatie

Iedere bewoner slaat dus aan op een andere manier van participeren. De traditionele bewonersavonden zijn niet toereikend om alle bewoners te betrekken. Hieronder staan een aantal out of the box benaderingen die de traditionele bewonersavonden aanvullen, verrijken of zelfs vervangen:

1. Ga langs bij de inwoner (keukentafelgesprek) 
Dit is toch wel één van de beste methodes om de bewoners te leren kennen en vertrouwen te winnen: door in gesprek te gaan met de bewoners voordat de ontwerpplannen er liggen. En blijf ook met ze in gesprek gedurende het proces. Directe interactie met de bewoners staat hierbij centraal. In plaats van bewonersavonden, enquêtes of bewoners die zelf langs moeten komen op het gebiedskantoor, draai je het dus om. Je gaat  zelf bij de bewoners langs. In een vertrouwde omgeving ontstaat er een intiemere en meer open dialoog.

Dan is er ook alle ruimte om uit te leggen welke doelen je hebt en welke dilemma's je tegen komt. Er is altijd een spanningsveld tussen de belangen van de gemeenschap en die van het individu. Praat daarover met elkaar en haal op waar je op één lijn zit en waar eventuele weerstand zit. Dit bevordert niet alleen het gevoel van betrokkenheid, maar zorgt er ook voor dat de specifieke behoeften van verschillende groepen mensen beter begrepen worden. 

Of pak het zelfs nog creatiever aan. Huur bijvoorbeeld een huisje of showroom in de wijk waar de bewoners laagdrempelig langs kunnen komen en waar ze altijd al hun vragen kunnen stellen of hun zorgen kunnen uiten.

Voordelen:

• Het verhoogt de zichtbaarheid van de overheid of participerende organisaties in de gemeenschap, wat het vertrouwen kan vergroten. 
• Het moedigt informele interacties aan, waardoor spontane gesprekken en uitwisseling van ideeën kunnen plaatsvinden
• Je leert de bewoners kennen en kunt daar je participatieaanpak verder op inrichten.
• Participatie wordt fysiek toegankelijker gemaakt voor alle burgers, bijvoorbeeld ouderen en mensen met een beperkte mobiliteit.  

2. Maak de ontwerptekeningen in 3D 
Een ontwerptekening is een technische tekening die de ontwerpers en uitvoerders nodig hebben om het project tot een goede uitvoering te brengen. Maar zo'n tekening zegt de gemiddelde bewoner helemaal niets. Zij willen concreet weten wat er precies rondom hun huis gaat gebeuren. Met een goede 3D-visualisatie ga je het gesprek aan met bewoners waarin hun vragen worden beantwoord en zorgen weggenomen. Met VR-technologie zouden burgers zelfs een echte rondleiding kunnen krijgen door bijvoorbeeld hun nieuwe wijk. Zo kunnen ze zelf door de straten wandelen of huizen van binnen bekijken. 

3. Zet een digitaal participatieplatform op 
Hiermee betrek je bewoners al vanaf het begin. Zo’n platform kun je zien als enorm naslagwerk met alles wat bewoners moeten weten. Bijvoorbeeld ontwerptekeningen (of 3D-visualisaties), brieven of updates van de werkzaamheden. Maar ook hebben bewoners hier de mogelijkheid om interactie op te zoeken door bijvoorbeeld vragen te stellen, reacties te geven of ideeën te delen. 

Op zo’n platform is het belangrijk om een community-gevoel te creëren. Laat bewoners meedenken door middel van een forum, geef de buurtcommissie of klankbordgroep een eigen plek op het platform en gebruik ambassadeurs om het platform te promoten en om mensen te inspireren om ook hun mening te geven.  

Belangrijk is het ook om de organisaties op het platform een gezicht te geven. Met een naam en een foto hebben mensen het idee dat ze tegen een persoon praten, waardoor ze sneller het gevoel hebben gehoord te worden. 

Deze aanpak bevordert niet alleen de onderlinge verbondenheid binnen de gemeenschap, maar creëert ook een omgeving waarin verschillende perspectieven worden uitgewisseld en ideeën kunnen bloeien.

4. Organiseer inclusieve spellen en competities
Door middel van ludieke evenementen en spellen worden inwoners gestimuleerd om actief deel te nemen aan het vormgeven van hun buurt. Deze aanpak bevordert niet alleen de onderlinge verbondenheid binnen de gemeenschap, maar creëert ook een omgeving waarin verschillende perspectieven worden uitgewisseld en ideeën kunnen bloeien.  

Door samen te werken aan gemeenschappelijke doelen, krijgen bewoners het gevoel écht te hebben meegewerkt aan de ontwikkelingen in hun buurt. Schrijf bijvoorbeeld een prijsvraag uit voor de invulling van een leegstaande ruimte en laat bewoners op elkaars ideeën stemmen. Het  populairste idee wint de ruimte voor een paar maanden.  

Durf verder te denken dan de bewonersavond

Samenvattend: Voordat je een gerichte participatieaanpak kunt maken, is het van belang de bewoners te leren kennen. Hiermee kun je niet vroeg genoeg beginnen. De leefstijlprofielen vormen daar een goede basis voor. Daarna kun je goed aansluiten bij de behoeften van bewoners. Kies je voor een persoonlijk gesprek? Online enquête? Digitaal participatieplatform? Opties genoeg! Niet iedereen slaat aan op dezelfde participatievorm. Door hier goed bij aan te sluiten, zorg je voor een gezamenlijk plan waar bewoners zich in kunnen vinden. En waar zo veel mogelijk mensen aan hebben meegedacht. Dat wordt pas een mooi stadspark!

Wil je meer weten over de inhoud van de MarCom-adviseur functie bij USG MarCom? Lees dan snel verder.
Of kun jij tijdelijke ondersteuning jouw team gebruiken? Kom met ons in contact over een interim adviseur of plaats een vacature.