3 Interim USG MarCom adviseurs richten zich op omgevingscommunicatie bij Heijmans
Iedereen wil graag wonen en werken in een prettige en gezonde leefomgeving. En ook veilig kunnen reizen van A naar B. Dat gaat niet vanzelf. Heijmans draagt bij aan een leefbaar Nederland: duurzaam én innovatief met grote projecten in de vastgoed, woningbouw, utiliteit en infrastructuur. Katja Huijsmans, Charlotte Christie en Robin Hamers zijn gedetacheerd via USG MarCom bij Heijmans. Als interim USG MarCom adviseurs richten zij zich vooral op omgevingscommunicatie: de communicatie met de betrokken omgeving van een infra- of bouwproject. Zij vertellen waar zij dagelijks mee te maken hebben.
“Mijn netwerk komt me heel goed van pas in mijn huidige rol als senior communicatieadviseur. Ik werk sinds januari van dit jaar voor het project Leisure Lane. Een fiets- en wandelroute van 34 kilometer door zes gemeenten waarbij je onderweg geniet van het landschap en de vele (culturele) pareltjes die de regio Parkstad te bieden heeft. Ik heb ja gezegd tegen deze opdracht omdat ik in Parkstad woon en werk. Een groot deel van de stakeholders is daardoor al bekend; hoe fijn is dat?”, vertelt Katja Huijsmans.
Verwachtingen managen
“Er wordt nauw samengewerkt in een projectteam dat bestaat uit de provincie Limburg, IBA Parkstad, de zes gemeenten en Heijmans Infra. Iedere partner heeft zijn eigen verwachting en belang. Communicatief is het echter belangrijk dat we hetzelfde verhaal vertellen. Afgesproken is daarom dat de provincie en Heijmans samen de lead hebben in de communicatie. Daar zit dus ook mijn rol: zorgen voor de verbinding en uitvoeren van de communicatiestrategie. Het project zit nu nog in de ontwerpfase waar we samen met opdrachtgever in een Bouwteam invulling aan geven. Samen met de provincie organiseer ik momenteel negen inloopbijeenkomsten en zorgen we voor de communicatiemiddelen, waaronder de website, persberichten en huis-aan-huisbrieven.”
In dit project kon er lange tijd nog niet gecommuniceerd worden, omdat er een financieel gat zat tussen het ontwerp en de begroting. “Gelukkig zijn we nu op tour door Parkstad om mensen mee te nemen in het ontwerp. Samen met de omgevingsmanager bekijken we ook alle vragen en suggesties die mensen achterlaten en voorzien we ze van een antwoord.”
“Het is de eerste keer dat ik via een bureau bij een opdrachtgever begonnen ben en dat bevalt goed. Ik vind interimmen fijn omdat je als interimprofessional flexibel bent en alert moet blijven. Je komt telkens weer in een nieuwe omgeving terecht waar je je van je beste kant moet laten zien. Dat is ook wat opdrachtgevers weten te waarderen.”
“Het is belangrijk om betrokkenen in zo’n vroeg stadium mee te nemen
om de kans op weerstand te verkleinen”
Implementatie bouwapp
“Als interim USG MarCom adviseur kijk je met een nieuwe en brede blik en stel je kritische vragen. Waarom wordt iets op een bepaalde manier aangepakt? Je hebt verder nog geen geschiedenis met het project of de opdrachtgever, waardoor je er meer open ingaat,” aldus omgevingsmanager Charlotte Christie. Zij werkt sinds september 2021 aan het project Havenkwartier Rotterdam. Het gaat om de bouw van een groot appartementencomplex met drie grote woontorens die uitkijken over het water. De omgeving is volop in ontwikkeling. Om de omgeving te informeren over het omvangrijke bouwproject is door Heijmans een bouwapp in het leven geroepen.
“Bewoners en andere betrokkenen die zich aangemeld hebben, ontvangen de laatste updates en notificaties. Zo weten buurtbewoners precies wanneer er langer doorgewerkt wordt, wanneer de bouwverlichting langer aanblijft, er omleidingsroutes zijn, geluidsoverlast te verwachten is en wanneer er mijlpalen te vieren zijn. Bewoners willen graag weten wat er speelt. Dankzij de implementatie van de bouwapp zijn bewoners ook meer betrokken en hebben ze ook meer begrip als er bijvoorbeeld een avond langer doorgewerkt moet worden. Dan kan dat nog steeds als vervelend worden ervaren, maar tegelijkertijd tonen omwonenden vaak ook meer begrip voor de situatie.”
Op locatie kijken
Ook Robin Hamers, die sinds januari van dit jaar gedetacheerd is bij het nieuwbouwproject Koningsoord in Berkel Enschot voor Heijmans Vastgoed weet hoe belangrijk een goed contact met de omgeving is. Zij kon na haar hbo-opleiding communicatie meteen aan de slag bij twee totaal verschillende projecten bij verschillende opdrachtgevers via USG MarCom. “De combinatie van twee opdrachten in twee totaal verschillende werelden geeft mij een mooie kans om meteen veel ervaring op te doen en mezelf te ontwikkelen als adviseur,” vertelt Robin, die voor Heijmans de omgevingsmanager ondersteunt van het nieuwbouwproject.
“Bij omgevingscommunicatie is het belangrijk dat omwonenden goed en tijdig geïnformeerd worden over het project en dat alle vragen duidelijk beantwoord worden. Want omwonenden kunnen nou eenmaal te maken krijgen met overlast. Als er meldingen binnenkomen via de gemeente waarvoor actie nodig is, pak ik dat meteen op. Die meldingen lopen uiteen: van onduidelijke omleidingen tot aangepaste snelheden. In het projectteam bespreken we wekelijks hoe we concrete acties koppelen aan de meldingen. De ene keer neem ik rechtstreeks contact op met een omwonende, een andere keer zorg ik ervoor dat bewonersbrieven worden verspreid om iedereen te informeren. En soms ga ik op locatie kijken of de bewegwijzering wel aanwezig is. Als dat niet het geval is, dan evalueer ik dat in het projectteam en wordt gekeken hoe dat opgepakt kan worden.”
“In het projectteam wordt besproken hoe acties gekoppeld kunnen worden
aan de binnengekomen meldingen en wordt naar een oplossing gezocht”
Klankbordgroep
Charlotte vervolgt: “Ik onderhoud ook het contact met de gemeente om af te stemmen dat onze communicatie-uitingen elkaar niet overlappen. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat er vlak achter elkaar twee dezelfde bewonersbrieven uitgaan. Daarnaast leid ik voor Heijmans ook een klankbordgroep, waarin buurtbewoners vertegenwoordigd zijn en waarbij ook de gemeente betrokken is. Als de gemeente iets wil uitdragen, dan wordt daar via de klankbordgroep een podium voor geboden.”
Soms zijn meldingen ook eenvoudig op te lossen volgens Charlotte. “Ik kreeg op een gegeven moment de vraag of er wel genoeg verkeerregelaars aanwezig waren op een druk kruispunt. De buurt had het idee dat er sprake was van een verkeersonveilige situatie. Ik ben toen ter plekke zelf gaan kijken en heb met de verkeersregelaars gesproken. Het bleek dat iedereen tegelijk pauze nam. Door het gesprek aan te gaan, kwamen we samen tot de oplossing dat er ook in shifts pauze genomen kan worden. Sinds we dat ingevoerd hebben, zijn er geen meldingen meer over te weinig verkeersregelaars en is er geen probleem meer. Zo eenvoudig kan het soms zijn.”
Van links naar rechts: Robin Hamers, Katja Huijsmans, Charlotte Christie
