Hoe start je een effectief dialoog met de gemeenschap?

Wat is een dialoog?

Je herkent een dialoog aan de volgende kenmerken;

• Er is gelijkwaardigheid tussen de gesprekspartners
• Er is geen sprake van winnen of verliezen en de communicatie is hier niet op gericht
• Er is bereidheid om open naar elkaar te luisteren Ieder durft zijn mening te geven, ook al is deze mening afwijkend
• Er is open communicatie: ook gevoelens worden gedeeld
• Er is respect voor elkaars normen en waarden

Dialoog in omgevingscommunicatie

Als communicatieadviseur wil je de dialoog aangaan met zowel interne als externe stakeholders. Zo kun je duurzame relaties en draagvlak voor verandering creëren, en efficiënte  antwoorden op uitdagingen formuleren. Daarnaast versterk je samenwerking en betrokkenheid. 

Geen enkele vorm van communicatie en interactie is dan ook geschikter om tegenstellingen te overkomen, écht vernieuwende ideeën tot leven te brengen en verbinding en vertrouwen te versterken dan een goed ontworpen en professioneel geleide dialoog. 

Het opzetten en faciliteren van een dialoog kost tijd en inspanning. Wat je ervoor terugkrijgt is vertrouwen, enthousiasme en – als je de dialoog  goed voorbereid en begeleidt – toegang tot een rijkdom aan creativiteit, ideeën en inzichten die een groep tot zijn beschikking heeft.

5 manieren om een effectief dialoog te starten

1 Socratisch dialoog

Een socratisch gesprek is een manier om helderheid te krijgen over ingewikkelde vragen. Denk aan vragen zoals: Wat betekent onze missie in de dagelijkse praktijk? Wat bedoelen we met ‘de klant centraal stellen’? Hoe geven we ethisch handelen vorm? Het idee is om samen over concrete ervaringen na te denken en daaruit waardevolle inzichten te halen. 

Iedereen deelt persoonlijke ervaringen, waardoor abstracte ideeën concreet worden. Deelnemers moeten hun oordelen even parkeren en streven naar overeenstemming, niet omdat dat altijd lukt, maar omdat het diepgang en luisteren bevordert. Verborgen aannames komen naar boven en worden samen onderzocht. Zo komen we tot algemene inzichten die nuttig zijn voor iedereen. Een socratisch gesprek duurt meestal een uur en is geschikt voor kleine groepen tot acht mensen.

Bij USG MarCom geeft onze eigen Claudia Pino de interne workshop Socratisch Gespreksleider. 

2 KRV-dialoog

KRV staat voor Kansen, Risico’s en Voorwaarden. Dit is een gespreksvorm waarin je een bestaand voorstel bespreekt. In een KRV-gesprek wordt elke suggestie gezien als de moeite waard om te onderzoeken. Het gesprek bestaat uit drie rondes: eerst bespreek je de kansen en voordelen van het voorstel, dan de bezwaren en nadelen, en ten slotte de voorwaarden die de slagingskans kunnen vergroten of de nadelen beperken. De persoon die het voorstel heeft gedaan, past het daarna aan op basis van de besproken punten.

3 Future Search

Future Search is een uitgebreide manier om samen een gedeelde toekomstvisie te creëren. Het idee is dat alle betrokkenen in een systeem meedoen, met minstens acht groepen van elk acht deelnemers. In een proces van drie dagen kijk je naar het verleden, het heden en de toekomst, en werk je samen aan een paar ‘ideale’ toekomstscenario’s. Visuele technieken en creatieve processen spelen een belangrijke rol. Uiteindelijk stel je actieplannen op die door iedereen worden ondersteund.

4 De Kring

De kring is een oeroude manier van samenkomen. Het kan rond een kampvuur zijn of in een rustige setting, soms in gesprek en soms in stilte. Een kring bestaat meestal uit een kort welkom, een check-in om gevoelens en verwachtingen te delen, afspraken over omgangsnormen, het eigenlijke gesprek en een check-out waarbij iedereen aan het woord komt. 

De gespreksleider wordt geholpen door een ‘bewaker’ die de energie bewaakt en het gesprek op koers houdt. Belangrijk is dat iedereen zich aan drie gedragsregels houdt: spreken met intentie, luisteren met aandacht en zorgen voor het welzijn van de groep. Een kring helpt de verbondenheid binnen de groep te versterken, geeft iedereen een gelijke stem en bevordert gezamenlijk denken. Een kring kan eenmalig worden gehouden voor een specifiek doel of regelmatig plaatsvinden. 

5 Scenario Planning

Scenario’s zijn denkbeeldige toekomstverhalen. Ze ontstaan door gesprekken waarin een groep mensen verhalen bedenkt over hoe de toekomst eruit zou kunnen zien. Het doel is niet om de toekomst te voorspellen, maar om de aannames, waarden en denkmodellen van verschillende belanghebbenden bespreekbaar te maken. 

Scenario planning stimuleert innovatie door verrassende visies op de toekomst te creëren en helpt waardevolle kennis te ontwikkelen. Het delen van verhalen en dialoog tussen verschillende perspectieven zorgt voor een beter begrip van elkaar. De echte waarde ligt in het samen praten over de toekomst, wat leidt tot gezamenlijk eigenaarschap van de scenario’s en versterking van onderlinge relaties.

Conclusie

Of je nu kiest voor een socratisch gesprek, een KRV-dialoog, Future Search, een kring of scenario planning, elke methode heeft zijn eigen unieke voordelen. Het belangrijkste is dat je de dialoog met oprechte intentie en respect voert. Door tijd en moeite te investeren in het opzetten en begeleiden van deze gesprekken, kun je vertrouwen en enthousiasme opbouwen binnen de gemeenschap! Met welke vorm van dialoog ga jij aan de slag?

Wil je meer weten over de inhoud van de MarCom-adviseur functie bij USG MarCom? Lees dan snel verder. Of kun jij tijdelijke ondersteuning jouw team gebruiken? Kom met ons in contact over een interim adviseur!