< Terug |Home > Artikelen > We moeten constant wendbaar zijn, niemand weet wat de volgende dag brengt

'We moeten constant wendbaar zijn, niemand weet wat de volgende dag brengt.'

Niemand kan meer om het coronavirus heen. Dit geldt, net als voor alle andere ziekenhuizen in Nederland, zéker voor het Erasmus MC in Rotterdam. We werken al een aantal jaar voor deze organisatie en nog niet eerder hebben we meegemaakt dat de druk op het ziekenhuis en de mensen die er werken zo hoog is. We vroegen Pauline Roodenburg, merkstrateeg en coördinator team Merk, om ons een kijkje te geven achter de schermen van het Erasmus crisis-communicatieteam.  

Door Sandra de Snoo – Storytellingexpert bij USG MarCom

  • Leestijd: 0 minuten

  • Geschreven door: USG Marketing & Communications Professionals

‘Als ik wakker word ’s morgens is het eerste wat ik doe mijn telefoon pakken. Even kijken of er ’s nachts dingen zijn gebeurd die direct actie vragen. Bij het ontbijt, rond 06.30 uur, check ik NU.nl en het nieuws van het Algemeen Dagblad en mijn team- en MT-app. Is iedereen nog aan boord? Zijn er nog ontwikkelingen? Relevante informatie deel ik al direct via de app met mijn team. Eenmaal op de afdeling zoek ik eerst mijn teamleden op. Hoe zit iedereen erbij vandaag?  Sinds maandag 2 maart jl. zijn we één groot crisis-communicatieteam. We doen niets anders meer dan communiceren over het coronavirus. Dit is wat iedereen bezighoudt op het werk en thuis. We worden allemaal geleefd door het coronavirus en communicatie over andere onderwerpen staat op een heel laag pitje.’

STAND-UPS
‘Het Crisisbeleidsteam (CBT) komt om 08.00 uur bij elkaar en daar is altijd een woordvoerder bij aanwezig. Om 10.00 uur hebben we de eerste stand-up met de hele afdeling. De woordvoerder praat ons tijdens de stand-up bij over de concrete besluiten die zijn genomen en met welke opdrachten we aan de slag moeten. We verdelen de taken en ’s middags komen we om 14.00 uur opnieuw bij elkaar voor een stand-up. De woordvoerder is dan ondertussen ook al aanwezig geweest bij het overleg van het Outbreak Management Team (OMT). Bij de stand-up in de middag horen we de stand van zaken uit dit overleg en bespreken we hoe ver we zijn met de acties die ’s morgens zijn uitgezet. Zo blijven we continu op de hoogte en kunnen we snel bijsturen als het ergens stokt.’

SPIN IN HET WEB
‘Inmiddels hebben we een A en een B team gemaakt binnen de afdeling zodat we altijd een back-up team hebben. Het ene team werkt thuis en het andere op kantoor. Op deze manier beperken we de drukte op de afdeling zelf en komen we toe aan onze noodzakelijke rust. Met name onze woordvoerders hebben het zwaar. Ze staan 24/7 aan. Zij zijn de spin in het web. Uiteraard zijn zij contactpersoon voor alle media. Onze voorzitter van de Raad van Bestuur, Ernst Kuipers, maar ook de virologen en de IC-artsen zijn enorm veel in het nieuws dus dat vraagt voorbereiding en begeleiding. Met vereende krachten pakken we alles op. Het mooie is, is dat iedereen met een enorme positieve energie aan het werk is. Iedereen staat overduidelijk in zijn kracht en doet wat nodig is om een wezenlijke bijdrage te leveren. Van woordvoering tot patiëntencommunicatie, video’s maken, berichten schrijven, affiches met instructies ontwikkelen en het organiseren van de livestreams twee keer per week. De waardering is hoog en dat geeft ons een goed gevoel.’

LIVESTREAM
‘Vanaf maandag 2 maart jl. organiseren we twee keer per week een livestream voor alle medewerkers. De voorzitter van de Raad van Bestuur, het Hoofd Infectiepreventie, een viroloog, hoofd Intensive Care en de Arbo-arts en een panel van deskundigen vanuit allerlei disciplines zoals HR, Kwaliteit, Patiëntenzorg en Inkoop & Facilitair komen bijeen in een collegezaal. Door middel van een livestream kunnen medewerkers deze bijeenkomst online volgen. Vragen en zorgen kunnen zij online delen. Zo zijn de lijnen kort en worden vragen direct beantwoord. Hoe mooi is het dat we zo 14.000 medewerkers tegelijk kunnen bereiken. Op deze manier kunnen we toch in dialoog zijn, vragen beantwoorden en zorgen wegnemen. Deze vorm van interne communicatie is nieuw, dit hebben we nog niet eerder gedaan. We hebben duizenden kijkers per keer. In eerste instantie keken medewerkers met elkaar in groepjes, nu wordt het meer individueler bekeken. Mensen kunnen het ook thuis volgen. De vragen en antwoorden van elke livestream worden elke keer uitgewerkt en direct op intranet geplaatst zodat iedereen het kan nalezen. Het geeft vertrouwen als je het antwoord op jouw vraag direct hoort uit de mond van een deskundige.’

VRAGEN
‘Natuurlijk hebben mensen vragen. Mag ik wel of niet werken, want ik ben een beetje verkouden? Hoe kan ik mezelf het beste beschermen? Medewerkers begrepen in eerste instantie niet dat wij geen dispensers hadden neergezet met desinfecterende gel op centrale plekken in het ziekenhuis. Dezelfde vraag kregen we over het gebruik van mondkapjes. Het was een hele bewuste keuze om de voorraden te bewaren voor de zorgmedewerkers die het écht nodig hebben om veilig te kunnen werken. Wat als al die beschermende middelen niet meer voorradig zijn om patiënten veilig te kunnen verzorgen? Dat zijn grote vragen. Het is continu hectisch en spannend en tegelijkertijd heerst er geen paniek. Het is onze taak, van het crisiscommunicatieteam, om te zorgen dat er geen ruis is door duidelijk en eenduidig te communiceren.’

GOODWILL
‘Er zijn zoveel hartverwarmende initiatieven van bedrijven en mensen. Er worden bloemen bezorgd voor patiënten en zorgmedewerkers. Er staat een prachtig hart van verse rozen bij het kunstwerk “Duna”. Het ruikt daardoor heerlijk in de passage. Er worden handgeschreven ansichtkaarten afgeleverd voor de zorgmedewerkers om hen een hart onder de riem te steken. Er zijn zelfs handbeschilderde werkklompen afgeleverd door de bekendste tattooshop van Rotterdam! Op deze manier zijn de verpleegkundigen en artsen tóch herkenbaar aan het werk in al hun beschermende kleding. Ook via social media worden de zorgmedewerkers gecomplimenteerd. De sfeer in het ziekenhuis is het best te omschrijven als gemoedelijk. Iedereen heeft begrip voor de situatie en bruist van de energie. Zorgen zijn er wél, maar dat is niet meer dan logisch.’

THUIS
‘Ik stap aan het eind van mijn werkdag met een voldaan gevoel op de fiets en tegelijkertijd vraag ik me ook af wat de dag van morgen gaat brengen. We moeten constant wendbaar zijn, niemand weet wat de volgende dag brengt. We sluiten elke werkdag daarom ook zorgvuldig af met elkaar. Enerzijds om te polsen of iedereen het nog volhoudt, anderzijds om te zorgen voor een goede werkoverdracht. Dat is nu belangrijker dan ooit. Thuis probeer ik te ontspannen, maar soms ben ik nog heel de avond aan het werk. Mijn dochter zit in 4 HAVO en leert vanaf huis. Zij vindt het heerlijk om nu haar schoolwerk zelf in te kunnen delen! Mijn zoon is aan het werk bij een transportbedrijf en is blij dat hij op deze manier ook zijn bijdrage kan leveren. Mijn man start 1 juni met een nieuwe baan en is tot die tijd thuis. Dat heeft ook zo zijn voordelen, want nu staat het eten klaar als ik thuiskom! En weet je wat ook zo bijzonder is? Doordat het zo stil is op straat ben ik mezelf veel bewuster van de natuur. Ik zie onderweg ineens reigers! Dat is dan allemaal weer een mooie bijvangst in deze rare tijd.’

Deel artikel

Om je op deze website beter en persoonlijker te helpen gebruikt USG People cookies. Met cookies volgen wij, en derde partijen, jouw internetgedrag binnen onze site om de website te verbeteren en inzicht te krijgen in de werking en effectiviteit. Ook leggen we (re)marketing cookies vast waarmee we je advertenties kunnen tonen op basis van jouw voorkeuren en informatie kunnen delen via social media. Cookies kunnen van derden zijn en deze derden verzamelen mogelijk ook gegevens buiten de website van USG People. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken bekijk je ons cookiestatement. Door op "Prima, ik sta alle cookies toe" te klikken, geef je ons toestemming voor de plaatsing en het gebruik van de (re)marketing cookies, zoals beschreven in het cookiestatement. Pas mijn voorkeuren aan