Milou organiseerde een online participatietraject
< Terug |Home > Artikelen > Hoe organiseer je een online participatietraject?

Hoe organiseer je een online participatietraject?

Voor veel van onze opdrachtgevers en communicatieprofessionals ging het werk ook tijdens de crisis gewoon door. Onze communicatieprofessional Milou de Kleijn werkt bij gemeente Overbetuwe. We vroegen Milou hoe zij een participatietraject online organiseerde.

Door Floor Harmsen- Communicatie professional bij USG MarCom

  • Leestijd: 3 minuten

  • Geschreven door: USG Marketing & Communications Professionals

Hoe organiseer je een online participatietraject tijdens de crisis?

‘Met de nieuwe omgevingswet in het vooruitzicht, wilde gemeente Overbetuwe de bestemmingsplannen voor vier dorpen actualiseren. Normaal gesproken kunnen inwoners op een voorstel reageren. Nu wilden ze inwoners vanaf het begin bij het proces betrekken. Maar hoe doen we dat voor vier verschillende dorpen?’

‘Als we denken aan leuke onderwerpen om over mee te praten, dan staat een bestemmingsplan niet bovenaan. De betrokkenheid met dit onderwerp relateert vaak aan een voorbeeld uit de eigen omgeving, zoals de buurman die een grote uitbouw wil plaatsen. Voor anderen is het een ver van hun bed show. Daar zat meteen een uitdaging.’

Hoe bereik je de inwoners van vier verschillende gemeenten in deze tijd?

‘Via een promotietour wilden we mensen warm maken voor het onderwerp. Vooral iets leuks en gezelligs dat inwoners aantrekt om ze zo te kunnen betrekken. Perfect voor het voorjaar, alleen zaten we nog midden in de winter. Vergeet niet dat ieder dorp uniek is, dus je hebt het over vier promotietours. Met betrokkenheidsprofielen voor de communicatie wilden we inwoners activeren en bereiken. Maar door tijdgebrek en het onverwacht uitvallen van een teamlid stelden we de plannen bij. Het werden inloopmiddagen in vier dorpshuizen. Je ziet dan vooral de usual suspects, maar het was een goede zet dat we toen in de dorpen zijn geweest.’

‘Nieuw was, dat we voor de crisis al met online participatie bezig waren. We werkten samen met de organisatie van het digitale platform mijn buurtje.nl. In Overbetuwe heet het platform OnsOverbetuwe.nl. Dit platform is voor en door inwoners en gesubsidieerd door de gemeente.

Het adviesbureau waarmee we samenwerkten, was gewend een eigen platform te gebruiken. Maar ons bestaande platform leek mij een beter idee. Daar zijn de inwoners al.’

‘Samen met de beheerders maakten we een participatiemodule voor dit project.’

‘In januari haalden we ideeën op via OnsOverbetuwe.nl. Later volgden er stellingen waarop inwoners online stemden.We kregen ruim 350 reacties. Een kleine vaste groep deelnemers, maar wel een mix van jongeren en ouderen. Met tegengestelde meningen, dat is juist goed.’

‘Tijdens werksessies bepaalden we welke stellingen in het bestemmingsplan komen. Door Corona werden het online werksessies, in samenwerking met een bureau. Het werden uitzendingen vanuit een studio, onder leiding van journalist/presentator Frank du Mosch. Best intensief, 4 sessies van 2 uur verdeeld over 2 avonden, en voor iedereen was het nieuw. De inzet van een moderator gaf structuur en alle deelnemers kwamen aan het woord. Bij een fysieke bijeenkomst bepalen vaak de inwoners met een grote mond de sfeer. Nu vroeg de moderator iedereen om een mening. Zo krijg je ook mensen aan het woord die anders niet zo snel reageren. In het begin waren de deelnemers wat argwanend, maar uiteindelijk reageerde iedereen positief. Echt mooi om te zien.’

‘Het aantal deelnemers viel wat tegen. Misschien omdat het online was en hiervoor meer promotie nodig was. Maar als je niet probeert, weet je ook niet of het werkt. Er is zoveel mogelijk, dat heeft onze ogen geopend. Het is drempelverlagend. Mensen met kinderen hoeven de deur niet uit. We moeten niet meer alleen denken aan fysieke bijeenkomsten. Wie wil je bereiken, en wat past dan het beste. Online, offline, of een combinatie van beide.’

Een goede voorbereiding is het halve werk!

‘Een goede voorbereiding is zo belangrijk. Dat leerpunt neem ik zeker mee. Helemaal bij een onderwerp dat verder van mensen staat. Begrijpelijke taal en vooral lokale voorbeelden gebruiken zodat mensen voelen dat het over hun omgeving gaat. Ik had veel aan mijn kennis en ervaring bij de gemeente en de participatie en Factor C trainingen bij USG. Maar we zijn een klein team en er stond gemiddeld 8 uur per week voor dit traject. Dat werd natuurlijk het dubbele, al was dat nog niet genoeg. Wil je een goed participatietraject neerzetten, dan zijn tijd, geld, inspanning en capaciteit belangrijke randvoorwaarden.’

‘Mijn focus lag op de inwoners. Daarom wilde ik met ons lokale platform samenwerken. En wat helemaal leuk is, meer gemeentes gaan met deze module werken. De participatiemodule, zoals de organisatie Mijnbuurtje voor ons maakte, hebben zij verder doorontwikkeld. Wij hadden best veel kinderziektes, en soms dacht ik waar zijn we aan begonnen. Maar we hebben doorgezet en ik ben een mooie ervaring rijker.’

Mensen en organisaties verbinden is de kracht van USG MarCom!
Heeft u een behoefte op dit vlak, neem dan gerust contact met ons op. 
Deel artikel

Om je op deze website beter en persoonlijker te helpen gebruikt USG People cookies. Met cookies volgen wij, en derde partijen, jouw internetgedrag binnen onze site om de website te verbeteren en inzicht te krijgen in de werking en effectiviteit. Ook leggen we (re)marketing cookies vast waarmee we je advertenties kunnen tonen op basis van jouw voorkeuren en informatie kunnen delen via social media. Cookies kunnen van derden zijn en deze derden verzamelen mogelijk ook gegevens buiten de website van USG People. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken bekijk je ons cookiestatement. Door op "Prima, ik sta alle cookies toe" te klikken, geef je ons toestemming voor de plaatsing en het gebruik van de (re)marketing cookies, zoals beschreven in het cookiestatement. Pas mijn voorkeuren aan