< Terug |Home > Artikelen > Het experimenteren met nieuwe vormen voor events is spannend maar ook leuk

'Het experimenteren met nieuwe vormen voor events is spannend maar ook leuk'

Voor veel van onze opdrachtgevers en communicatie professionals gaat het werk gewoon door. Vaak met de nodige aanpassingen. Onze communicatie professional Carly Stam werkt bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. We vroegen Carly hoe zij een groot intern evenement laten doorgaan.

Door Floor Harmsen – Communicatieprofessional bij USG MarCom

  • Leestijd: 4 minuten

  • Geschreven door: USG Marketing & Communications Professionals

‘Help ons met het organiseren van een groot evenement voor onze ICT-professionals. Dinsdag 26 mei is de grote dag. Ruim 600 ICT-professionals kijken uit naar een kennisevent met 45 workshoprondes over data, cyber security, privacy, informatiebeveiliging en innovaties. Met die opdracht startte ik in februari bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Drie maanden verder ziet het evenement er iets anders uit.’

 

Omdenken

‘Nog voordat het kabinet besloot om grote evenementen tot juni te verbieden, kwamen de eerste twijfels. De kans dat maatregelen langer duren, is groot. En niet te vergeten, gaan mensen überhaupt nog naar zo’n grote bijeenkomst? Veel evenementen verplaatsen naar het najaar, wat een begrijpelijke keuze is. Maar hoe weten we dat het dan wel door kan gaan? Helaas kunnen we niet in de toekomst kijken en moeten we ook nog rekening houden met de drukke evenementenagenda in het najaar. Interne concurrentie wil je niet hebben. Het besluit viel toen snel. Dit jaar geen groot evenement op locatie, maar online. Mijn nieuwe opdracht was hiermee een feit.’

 

Experiment

‘Na wat onderzoek wist ik al vrij snel dat een live event online geen optie is. Zonder publiek kan wel, maar het maakt het ook saai en droog. Daarom heb ik een voorstel gedaan voor een reeks workshops in 6 a 10 webinars. Met webinars kunnen we zelfs een veel grotere groep laten deelnemen dan via het evenement op locatie. Deze vorm is relatief nieuw voor het ministerie. Daarom noemen we het ook een experiment. Slaat het aan, dan kan het ook nog een mooie aanvulling op de communicatiemiddelenmix zijn.’

 

Uitdagingen

‘Het evenement bestaat al 5 jaar. Veel deelnemers zie je jaarlijks terug. Enerzijds voor de kennisdeling, maar anderzijds draait het voor velen ook om netwerken. Het is een echt netwerkevent waarvoor weinig werving nodig is. Dit jaar dus voor het eerst in een hele nieuwe vorm. Een vorm die zeker past bij de doelgroep. Ook qua inhoud krijgen we het prima rond. Maar juist het ontbreken van netwerken maakt het spannend. Ook organisatorisch komen we nieuwe uitdagingen tegen. Veiligheid is natuurlijk een van de hoogste prioriteiten. Daar moet je rekening mee houden als je een platform voor webinars wil inkopen.’

 

Sparren

‘Ik spar wekelijks met mijn opdrachtgever en een senior communicatieadviseur over de inhoud en de voortgang van het online evenement. Gelukkig heb ik ook een sparringpartner op het gebied van informatiebeveiliging. Dat is echt nodig om te bepalen wat er mogelijk is. Binnen het ministerie kijkt men natuurlijk ook naar veilige manieren van samenwerken. Die stappen volg ik op de voet. Wat wordt er uitgerold en kunnen we daar gebruik van maken.’

 

Opnames

‘De planning is dat we de webinars deze maand opnemen. Het exacte aantal webinars hangt af van het animo en de beschikbare onderwerpen. Nadien volgt er een evaluatie met een aantal collega s en deelnemers. En misschien komt er zelfs een vervolg als blijkt dat het experiment een succes is.’

 

Op afstand werken

‘Op afstand werken is best wel lastig. Ik ben blij dat ik bij mijn start nog op locatie kon inwerken en wat collega’s heb leren kennen. Het ministerie van Justitie en Veiligheid is best een complexe organisatie. Dat maakt het niet makkelijk om het werk op afstand te doen. Juist daarom is het sparren met collega’s echt belangrijk nu, want zij kennen de organisatie goed. Het is spannend, maar het experimenteren met nieuwe vormen voor een evenement maakt het juist ook heel leuk.’

 

Ook behoefte aan een event in een nieuwe vorm? Laat het ons weten. Onze communicatieprofessionals helpen graag.

Deel artikel

Om je op deze website beter en persoonlijker te helpen gebruikt USG People cookies. Met cookies volgen wij, en derde partijen, jouw internetgedrag binnen onze site om de website te verbeteren en inzicht te krijgen in de werking en effectiviteit. Ook leggen we (re)marketing cookies vast waarmee we je advertenties kunnen tonen op basis van jouw voorkeuren en informatie kunnen delen via social media. Cookies kunnen van derden zijn en deze derden verzamelen mogelijk ook gegevens buiten de website van USG People. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken bekijk je ons cookiestatement. Door op "Prima, ik sta alle cookies toe" te klikken, geef je ons toestemming voor de plaatsing en het gebruik van de (re)marketing cookies, zoals beschreven in het cookiestatement. Pas mijn voorkeuren aan